湖州市城市投资发展集团有限公司经济合同管理办法

 

第一章 总则

第一条 为了实现依法治企，促进集团对外经济活动的开展，规范对外经济行为，规避法律风险，降低涉讼损失，根据国家有关法律规定，特制定本管理办法。

第二条 凡以集团名义对外发生经济活动的，应当签订经济合同。

第三条 订立经济合同，必须遵守国家的法律法规，贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。

第四条 除即时结清者外，合同均应采用书面形式，有关修改合同后的正式文书、图表、传真件、招投标文件、询标记录等均为合同的组成部分。“书面形式”是指合同书、补充协议、公文信件、数据电文（包括电报、传真、电子邮件等），除情况紧急或条件限制外，集团一般要求采用正式的合同书形式。

第五条 原则上，国家规定采用标准合同示范文本的优先采用标准文本。

第六条 经济合同的发起部门（或订立单位）负责经济合同文本的起草、拟定、送审、报批报备、履行、自查自纠等工作。

第七条 本办法适用于集团及下属子公司，包括全资及控股子公司（以下简称“公司”，控股子公司章程另有规定的除外）。

 

第二章 合同管理机构及其职责与权限

第八条 集团法务审计部为集团经济合同审核部门（以下简称“合同审核部门”），负责审查合同的完整性、合法合规性，建立经济合同台帐，统一合同编号，对纳入本制度范围内各类经济合同的订立、履行等工作进行监督、检查和指导。

集团各部门应加强本部门合同的管理，负责建立合同台账、追踪合同履行情况、定期自查自纠及其他管理工作。

下属子公司应有部门负责合同管理事务，负责对本公司及其下属子公司经济合同的管理工作并监督执行。

第九条 应经集团审核的合同范围：

（一）集团本级签订的各类经济合同。

（二）子公司对外签订的融资合同、对外担保合同、对外投资并购及产权交易合同。

（三）除本条第二款规定以外，子公司对外签订的其他非日常经营性、非格式化且满足如下条件之一的重大合同：

1.单个合同租赁金额达每年10万元以上的租赁合同、资产转让、置换合同；

2.金额500万元以上的拆迁类合同；

3.补偿、赔偿类合同；

4.估算金额在20万元以上的委托管理类合同；

5.其他重大合同。

 

第三章 合同的订立

第十条 与外界达成经济往来意向，经协商一致，应订立经济合同。

第十一条 除公司法定代表人外，其他任何人必须取得法定代表人的书面授权委托方能对外订立书面经济合同。

第十二条 对外订立经济合同的授权委托分固定期限委托和业务委托两种授权方式，法定代表人特别指定的经营管理者采用固定期限委托的授权方式，其他一般人员均采用业务委托的授权方式。

第十三条 授权委托须填写授权委托书，经公司法定代表人签字并加盖公司公章后授权生效。

第十四条 集团法定代表人对合同的订立具有最终决定权。

第十五条 订立合同前，合同的拟定单位（或部门）须根据合同标的、质量、标准等要求，全面了解、掌握对方的经营资格、能力、资信等情况，不符合要求的不得与之订立经济合同。

第十六条 原则上，经济合同需具备标的（指货物、劳务、工程项目等）、数量和质量、价款或者酬金、履行的期限、地点和方式、违约责任等主要条款方可签订。

第十七条 对于没有国家通行标准又难以用书面语言确切描述的合同标的，应当由合同双方共同封存样品，加盖公章或合同章，并由采购方保管。

第十八条 每一合同文本上必须注明合同对方的单位名称、地址、联系人和电话。合同抬头、落款、公章或合同专用章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。对方单位为合同款项收取方的，还必须注明对方单位的开户银行和账号。如不能一一注明，须经法定代表人或被授权人同意。

第十九条 合同文本拟定完毕，凭“经济合同订立审批表”（附件1、2）、合同文本、相关附件材料按规定的流程进行合同评审，经合同发起部门、合同审核部门及相关部门负责人和公司分管领导审核通过，由集团法定代表人或被授权人签字后加盖公章或合同专用章方能生效。

集团本级经济合同订立审核流程：合同拟定人草拟合同→合同发起部门负责人审核→合同审核部门审核→合同发起部门分管领导审核→集团法定代表人或被授权人审批。

子公司经济合同上报审核流程：合同发起单位内部审核（上报集团审核，须经本单位法律顾问审核并出具意见）→集团合同审核部门审核。

内容复杂的重大经济合同应报请集团法律顾问审查，以确保公司的权益得到法律保护。

第二十条 集团合同审核部门原则上应自收到送审合同文本之日起1个工作日内完成合同审核，重大或内容复杂的经济合同应在3个工作日内完成。

第二十一条 公章、合同章的使用应严格按照《印章使用管理办法》的规定进行。对外订立的经济合同，单份合同文本达二页以上（含二页）的须加盖骑缝章，严禁在空白文本上盖章并且原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章，严禁我方签字后以传真、信函的形式交对方签字盖章；如有例外需要，须集团法定代表人或分管领导特批。

第二十二条 合同文本原则上我方应持至少四份，合同文本应根据相关规定，由财务管理部门、档案室、合同审核部门和具体业务部门等各部门分存。

第二十三条 合同原件及合同审批表由合同订立部门在合同签署后留存并及时归档。

第二十四条 合同在完成签署后，应将合同原件及相关附件资料于5个工作日内送至集团合同审核部门报备。

 

第四章 合同的履行

第二十五条 合同依法订立生效后，即具有法律效力，应当实际、全面地履行。

第二十六条 有关部门或单位在合同履行中遇履约困难或违约风险等情况应及时向分管负责人和公司法定代表人汇报，并通知法律顾问。

第二十七条 合同履行过程中有关人员应妥善管理合同履行的过程资料，对合同中的有关技术资料、图表等重要原始资料应建立出借、领用制度，以保证合同的完整性。

 

第五章 合同的变更和解除

第二十八条 变更或解除合同必须依照合同的订立流程经合同发起部门、合同审核部门及相关职能部门负责人、分管负责人、集团领导审核通过，并经集团法定代表人或被授权人核准。

第二十九条 我方变更或解除合同的通知或协议应当采用书面形式，并按规定经审核后加盖公章或合同专用章。

第三十条 有关部门收到对方要求变更或解除合同的通知必须在24小时内汇报分管领导，商量是否通知法律顾问，采取应对措施。

第三十一条 变更或解除合同的通知和回复应符合《湖州市城市集团公文处理办法》的要求，挂号寄发或由对方签收，挂号或签收凭证作为合同组成部分交交合同审核部门备案。

第三十二条 变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力，纳入本办法规定的管理范围。

第三十三条 合同变更后，合同编号不予改变。

 

第六章 合同监督管理

第三十四条 集团合同审核部门负责联合相关部门不定期监督、检查合同的订立、履约情况。

各部门及子公司应积极配合检查部门监督检查及整改工作，并指定专人负责。

第三十五条 集团各部门及一级子公司应根据本制度第三十六条的要求定期对本部门或本单位签署的经济合同订立、履约情况进行自查，并于每年12月31日前将《经济合同管理自查表》（附件3）报集团经济合同审核部门。

各一级子公司负责监督、管理本单位下属各级子公司的自查检查工作。

第三十六条 根据合同订立、履约的具体情况，应重点从以下方面进行监督检查：

（一）是否建立合同管理制度，制度内容是否合法有效且具有可操作性；

（二）有无建立合同管理台账，台账资料是否齐全；

（三）合同是否按相关规定进行归档管理；

（四）合同的签订审批是否符合相关制度规定，重大合同及上报集团审核的合同是否经法律顾问审核；

（五）应实行招投标的是否已按招投标程序进行，过程资料是否齐全；

（六）合同主要条款(标的、数量、质量、价款或报酬、履行地点和方式、违约责任、解决争议的方式等)是否明确清楚；

（七）合同内容是否公平，是否存在重大遗漏或严重隐患、陷阱损害公司利益；

（八）合同履约进度是否按约定执行，延迟履行、因非正常原因提前终止或解除的是否有补救措施或方案；

（九）合同履行过程中发生纠纷的情况；

（十）合同价款的收支情况，是否存在滞后或提前收支的情况；

（十一）合同履行主体单位出现违约情况，我方是否及时主张权利；

（十二）合同变更或解除是否符合程序规定；

（十三）集团领导交办的或自查、检查部门认为有必要检查的内容。

 

第七章  责任

第三十七条 合同作为集团对外经济活动的重要法律依据和凭证，有关人员应保守合同秘密。

第三十八条 各有关人员应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料（包括有关的文书、图表、传真件以及合同审核单等）整理，交档案管理人员存档，不得随意处置、销毁、遗失。

第三十九条 经济合同管理应列入年度考核范围。

第四十条 集团对以下情况依据情节轻重决定处罚，并追究有关人员的经济和行政责任：

（1）应当订立书面合同而未签订的；

   （2）合同经办人在签订，履行合同时未尽责尽力的；

   （3）合同经办人，主管人员遗失或擅自销毁合同或合同附件的；

   （4）应追究而未追究对方违约责任的；

（5）其他给公司造成损失的行为。

 

第八章  附  则

第四十一条  本办法由集团法务审计部负责解释。未尽事宜及有关细则，由集团法务审计部根据国家法律、行政法规予以修订补充。

第四十二条 本办法公布后，湖州市城市投资发展集团有限公司下属子公司应结合自身实际情况，进一步制定各自公司的“经济合同管理实施意见”作为本办法补充，并根据《规章制度管理办法》履行报备手续。

第四十三条 本办法自发布之日起生效实施。